У світлі останніх інцидентів у сфері корпоративного управління два нові стандарти ISO допоможуть організаціям швидко та ефективно надавати корпоративну інформацію. Галузеві наглядові органи посилили вимоги до компаній щодо надання такої інформації, оскільки почастішали випадки помилок і порушень у сфері фінансового менеджменту, корпоративної етики, розкриття інформації та забезпечення прозорості рішень.

У стандартах ISO 30300:2011 «Інформація та документація. Системи управління документацією. Основні положення і словник» та ISO 30301:2011 «Інформація та документація. Системи управління документацією. Вимоги» в «концентрованому» вигляді зібрані знання експертів з 27 країн і 5-ти континентів.

Стандарт ISO 30300 узагальнюючий, оскільки охоплює основні принципи і загальний словник для цієї серії стандартів, а в стандарті ISO 30301 встановлюються вимоги до системи управління документацією. В теперішній час триває розроблення наступних стандартів серії ISO 30300.

Керівники робочої групи, яка розробила стандарти, Юдіт Елліс і Карлота Бустело підкреслюють: «Стандарти ISO серії 30300 встановлюють методику системного підходу до створення і управління документацією відповідно до цілей і стратегії організації. Управління записами за допомогою стандарту на системи управління забезпечує оптимізацію витрат за такими операціями, як зберігання, вилучення, повторне використання інформації, участь в судових справах і перевірка благонадійності фінансового стану компанії».

Вартість розроблення системи управління документацією залежить від галузі охоплення всередині організації і визначається на підставі потреб бізнесу та оцінки ризиків. Її впровадження може забезпечити віддачу інвестицій як у короткостроковому, так і в довгостроковому періоді, а також допоможе усунути небажані витрати.

На організації впливають глобальні фактори як комерційні, так і не комерційні, масштабні і незначні, які змушують знижувати витрати і швидко реагувати на зміни зовнішнього середовища за допомогою систем управління документацією. Ці фактори включають:

• посилення комерційної конкуренції;
  
• технологічні зміни внаслідок виникнення систем електронної комерції та електронного державного управління;
  
• швидкість телекомунікацій та поширення інформації в інтернеті;
  
• підвищення складності локального, національного та міжнародного середовища регулювання;
  
• підвищення очікувань громадян щодо ведення бізнесу підзвітним, прозорим та соціально відповідальним способом;
  
• збільшення зовнішніх ризиків, в тому числі загрози безпеки та природні катастрофи.

Документування діяльності - найважливіша функція для будь-якої організаційної діяльності, процедури та системи. Система управління документацією забезпечує ефективність та підзвітність ведення бізнесу, дозволяє управляти ризиками і безперервністю бізнесу і дає можливість організаціям отримувати вигоди від використання своїх інформаційних ресурсів, в тому числі ділових, комерційних та експертних активів. У той же час системи управління  документацією сприяють накопиченню організаційної пам'яті, що дозволяє відповідати на виклики глобального електронного середовища.

Нові стандарти ISO призначені для таких секторів, як державні та навчальні організації, виробництво (особливо, фармацевтика і розробка родовищ). Очікується, що найбільші переваги від ефективного впровадження стандарту отримають компанії, які беруть участь у програмах соціальної відповідальності, а також сектора, для якого украй важливо продемонструвати відповідність вимогам, наприклад, ядерна енергетика та телекомунікації.

Для розроблення нових стандартів був використаний досвід, отриманий під час аналізу використання стандарту ISO 15489 «Інформація та документація. Управління записами», опублікованого близько 10 років тому.

Стандарти ISO 30300:2011 та ISO30301: 2011 розроблені підкомітетом SC 11 «Управління архівами/документацією» технічного комітету ISO / TC 46 «Інформація та документація».

Джерело: http://www.iso.org